Digitaliseren archief om er voor te zorgen dat je minder ruimte kwijt bent

Bedrijven hebben te maken met archieven. Zeker de grotere bedrijven zullen bepaalde documenten moeten bewaren. Niet alleen omdat zij hier zelf voor kiezen, maar in vele gevallen ook omdat dit zo wettelijk is bepaald. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan de documenten van personen bij de overheid. In de wet is vastgelegd dat bepaald soort documenten minstens twintig jaar moet worden bewaard. Daarom zitten veel bedrijven met een enorm ruimteprobleem, want waar laten we al die documenten. We kunnen zien niet weggooien omdat we ze wel ieder moment moeten kunnen oprakelen als er bijvoorbeeld een controle plaatsvindt van de Belastingdienst. Het digitaliseren van het archief is het antwoord op dit probleem. Digitaliseren archief kan ook zeer kostenbesparend zijn. Dat komt omdat een fysiek archief niet alleen maar ruimte inneemt, maar ook goed moet worden onderhouden. Er moeten bijvoorbeeld bepaalde maatregelen worden getroffen om er voor te zorgen dat er geen brand uitbreekt waardoor het archief verloren zou gaan. Maar je moet ook aan andere dingen denken die je als archief eigenaar zal moeten regelen om bijvoorbeeld het papier goed te houden. Het digitaliseren archief is iets wat steeds meer gebeurt. Maar er is wel een bepaalde transitieperiode om digitaliseren archief helemaal te realiseren. Zoals eerder gezegd gelden er namelijk bepaalde regels en soms moeten bepaalde documenten dan ook toch fysiek worden bewaard. Het kan dan zo zijn dat er alleen maar een gedeelte van een archief bewaard kan worden als digitaal document. Maar digitaliseren archief levert bedrijven en organisaties wel degelijk vooral voordelen op en dat is dan ook de reden dat steeds meer bedrijven uitreiken naar www.etc-divenadmin.nl. Een paar voordelen die digitaliseren archief je als bedrijf of organisatie oplevert hieronder:

  • Je kunt als bedrijf veel kosten besparen door je archief te digitaliseren;
  • Je kunt als bedrijf heel erg veel ruimte besparen door te digitaliseren;
  • Het wordt makkelijker om nieuwe documenten aan het archief toe te voegen.

Digitaliseren archief om effectiever te werken

Ieder bedrijf heeft te maken met administratie waar vaak aan wordt gerefereerd als ‘admin’. Onder die zogenaamde admin valt uiteraard ook het archief en daarmee bedoelen we alle papieren die bewaard moeten worden. Dat kunnen zijn documenten die je als ondernemer zelf wilt bewaren, of documenten die je moet bewaren omdat het verplicht is om bepaalde zaken te documenteren. Het digitaliseren archief kan het voor bedrijven een stuk makkelijker maken om dat alsmaar groeiende archief netjes op orde te houden. Maar het digitaliseren archief maakt het vervolgens in de praktijk ook weer veel makkelijker voor jou om bepaalde documenten die worden opgevraagd terug te vinden. Met een goed systeem kun je makkelijk bepaalde documenten terugvinden in je software en dat maakt het leven een stuk makkelijker. Digitaliseren archief levert bedrijven dan ook aan alle kanten voordelen op en waar het vooral op neerkomt, is dat je als onderneming heel erg veel tijd bespaart. Nu weten we allemaal dat tijd geld is, dus op termijn bespaar je simpelweg geld, veel geld.

ETC Div en Admin

Wil je inmiddels wel erg graag weten wat de mogelijkheden zijn die je hebt wat betreft het digitaliseren van je archief? Dan is het een goed idee om eens contact op te nemen. De kosten voor het digitaliseren worden meestal berekend per strekkende meter. Je kunt dus even een offerte aanvragen om een idee te krijgen van wat het digitaliseren ongeveer zal gaan kosten. Neem contact met ETC Div en Admin op als je meer informatie wilt over de mogelijkheden en dan helpen we je graag verder.